FAQ 2 : Les obligations comptables spécifiques à la TVA

 

2.1          Les documents comptables que l’avocat doit tenir à jour en vertu de la réglementation en matière d’impôts sur les revenus vont-ils être modifiés, en raison de la TVA ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Oui. trois documents comptables vont être modifiés : le livre-journal, le carnet de reçus et les comptes individuels.

 

2.2              Quelles modifications affectent le livre-journal ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Le livre-journal en usage jusqu’au 31.12.2013 comportait 19 colonnes en numérotation continue sur les deux pages. La page de gauche du livre journal concernait les recettes, la page de droite concernait les dépenses.

Le livre-journal en vigueur à partir du 1er janvier 2014 comporte une page de gauche avec 11 colonnes numérotées de 1 à 11, relatives aux « Recettes ». La page de droite subit un remaniement fondamental puisqu’il aura la double fonction de livre-journal pour les dépenses à justifier pour l’impôt sur le revenu et simultanément de facturier d’entrée pour la TVA. Le volet « Dépenses » du livre-journal comporte 23 colonnes numérotées de 1 à 23. Il n’y a donc plus de continuité dans la numérotation des deux parties du livre-journal.

Pour accéder au modèle de livre-journal cliquer ici.

 

Modifications qui affectent le volet « recettes »

-      Les colonnes 1 et 2 sont inchangées en 2014 par rapport au modèle antérieur.

-      La colonne 3 comporte le montant hors TVA des recettes de l’avocat. Il s’agit des recettes qui entrent en ligne de compte pour le calcul de la base taxable à l’impôt sur les revenus. L’avocat doit y inscrire au jour-le-jour le montant total des honoraires et récupérations de frais généraux reçus des clients. On fait une différence entre les frais généraux récupérés des clients et les débours. Sont considérés comme frais généraux du point de vue de la TVA^[3], par exemple les frais de secrétariat, les frais de téléphone, les recommandés, les frais de déplacement, etc. qui – même s’ils sont imputables à un dossier spécifique – ne sont pas à considérer comme des débours au sens de la TVA et doivent donc figurer dans la colonne 3 du livre-journal, lorsqu’ils sont récupérés à la charge du client. Pour la notion de débours, voyez la FAQ n° 4 (base d’imposition à la TVA, et notamment la question 4.4).

-      Dans la colonne 4, l’avocat indiquera le montant de la TVA perçue par lui. Lorsqu’il n’y a pas de TVA perçue par l’avocat, liée à la recette comptabilisée, parce qu’il s’agit soit d’une opération exemptée, soit d’une opération « hors champ », soit d’une recette BAJ pour laquelle le taux de TVA est 0%, l’avocat n’inscrit rien sur cette ligne ou inscrit 0. Lorsque l’avocat comptabilise en colonne 3 du livre-journal une recette pour laquelle il ne comptabilise rien en colonne 4 (TVA perçue), il doit être en mesure de justifier à l’égard de son contrôleur TVA, le motif pour lequel il a perçu un montant d’honoraires sans TVA. En pratique, la facture (la note d’honoraires) devrait constituer le document justificatif. Mais dans de nombreux cas, les honoraires sans TVA concernent des prestations pour des particuliers vis-à-vis desquels il n’existe pas d’obligation d’émettre une facture (note d’honoraires). On voir ici les limites de cette tolérance de ne pas devoir émettre de facture (note d’honoraires), lorsque le client est un particulier : si le dossier est exempté ou hors champ, il faudra émettre une note d’honoraires, pour justifier l’absence de TVA perçue. A défaut de note d’honoraires (de laquelle il résultera que la prestation est exonérée, hors champ), l’avocat devrait ouvrir son dossier au contrôleur TVA, ce qu’il ne peut faire, eu égard au secret professionnel auquel il est tenu. Pour les indemnités BAJ, la justification du taux 0% résultera du versement effectué à l’avocat par le barreau et de la communication qui est faite à l’avocat par son barreau concomitamment au versement des indemnités BAJ ;

-      Colonne 5 : récupération des débours au sens de l’article 28, 5° code TVA. L’avocat inscrira dans cette colonne les montants qu’il récupère au titre de débours. Sur la notion de débours au sens de la TVA, renvoi à la FAQ n° 4 : base d’imposition à la TVA. Il s’agit de n’inscrire que les sommes récupérées à prix coutant pour les dépenses supportées par l’avocat au nom et pour le compte du client. L’attention est attirée sur ce que nombre de frais supportés par l’avocat – quoique imputables à un dossier identifié – ne constituent pas des débours au sens de la TVA.

-      Colonnes 6 et 7 : provisions entrées et sorties. L’avocat inscrit le montant brut (total) des sommes reçues à titre de provisions (entrées) ou transférées (sorties). Il n’y a pas de ventilation à opérer HTVA ou TVAC. Une partie des provisions est en effet susceptible d’être affectée à des frais de justice ou à des transferts vers le compte de tiers.

-      Colonnes 8 et 9 : compte de tiers entrées et sorties. L’avocat inscrit le montant brut (total) des sommes reçues et transférées. Pas de modification à signaler par rapport à la pratique antérieure à 2014.

-      Colonne 10 : n° d’inscription au facturier de sortie TVA. Cette colonne du livre-journal (nouvelle) fera le lien entre le livre-journal et le document propre à la TVA qu’on nomme « facturier de sortie ». Voir ci-après question 2.6.2 les explications concernant ce document. Le livre-journal devra être tenu de telle manière que le contrôleur TVA soit en mesure de faire le lien entre les recettes inscrites au livre-journal et les opérations mentionnées dans le « facturier de sortie ».

-      Colonne 11 : n° d’inscription dans le carnet de reçus. Même observation que ci-dessus : le livre-journal devra faire le lien avec le carnet de reçus. Si les honoraires et frais sont perçus par banque, la mention « banque » dans la colonne 11 suffira sans qu’il soit requis d’indiquer la banque et le n° de l’extrait où apparaît le paiement du client.

 

Modifications qui affectent le volet « dépenses »

-      Colonnes 1 à 23 de la page de droite du livre-journal : c’est ici qu’apparaissent les changements les plus significatifs. Le volet « dépenses » du livre-journal en vigueur jusqu’au 31 décembre 2013 disparaît. Le document TVA nommé « facturier d’entrée » se substitue à la partie de droite du livre-journal et devient une partie intégrante du livre-journal. L’administration l’a conçu ainsi pour éviter la multiplication de documents ayant les mêmes fonctions (en impôts directs et en TVA). Cela a été conçu pour alléger le travail comptable des avocats et éviter les risques d’erreurs^[4].  On commentera ces colonnes du livre-journal simultanément avec le « facturier d’entrée » (question 2.6.1., ci-après).

2.2.1        Que faire du livre-journal en usage jusqu’au 31.12.2013 ?

(mis à jour le 22/01/2014)

L’arrêté ministériel du 27 décembre 2013 qui modifie l’arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant les documents comptables à tenir par les avocats ne prévoit aucune mesure transitoire pour le livre-journal utilisé par les avocats jusqu’au 31 décembre 2013. Compte tenu de l’importance des modifications apportées au modèle antérieur, l’utilisation de ce modèle de livre-journal ne paraît plus possible en 2014. Les avocats doivent par conséquent clôturer leur livre-journal en 2013 et acquérir un nouveau livre-journal conforme au modèle prescrit.

Pour la situation transitoire jusqu’à la disponibilité sur le marché du nouveau modèle de livre-journal, voyez la tolérance administrative exposée à la question 2.2.2. alinéa 2, ci-après.

2.2.2        Où se procure-t-on ce nouveau modèle de livre-journal ? Est-il déjà disponible dans le marché ?

(mis à jour le 22/01/2014)

A la différence des carnets de reçus (qui ne peuvent provenir que d’un imprimeur agréé) le livre-journal peut-être acquis auprès de n’importe quel imprimeur. On peut se le fabriquer soi-même. L’important est qu’il soit visé par le contrôleur du bureau de contrôle personnes physiques dont relève l’avocat. Des imprimeurs spécialisés dans l’édition de documents comptables ont d’ores et déjà fait de la publicité pour la vente de nouveaux modèles de documents comptables. Ceux-ci sont donc disponibles dans le commerce dès début janvier 2014.

L’administration a fait savoir dans une note mise en ligne sur le site du SPF Finances le 20/12/2013 qu’elle autorise les avocats à tenir le livre-journal, tant la partie recettes que la partie dépenses, sur feuilles volantes en respectant scrupuleusement le modèle annexé à l’arrêté ministériel du 27 décembre 2013 et les obligations en matière de comptabilisation, jusqu’à ce que le modèle du livre journal soit disponible et au plus tard jusqu’au 31/3/2014. Avant de coller les feuilles volantes dans le nouveau livre-journal, l’avocat devra le faire coter et parapher auprès du service compétent du SPF Finances (le contrôle personnes physiques dont relève l’avocat). 

2.3          Quels changements y-a-t-il concernant le carnet de reçus ?

(mis à jour le 22/01/2014)

Il y a des changements par rapport au modèle prescrit par l’arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant les documents comptables à tenir par les avocats.

Pour accéder au nouveau modèle de reçu, cliquer ici.

Voici un bref commentaire de ce qui change par rapport à l’ancien modèle de reçus :

-      La délivrance d’un reçu fiscal dépend de la manière dont le paiement du client est effectué : si un paiement est fait en espèce ou par carte bancaire, un reçu fiscal doit être délivré, peu importe que l’avocat dispose à titre personnel d’un n° de TVA ou non (hypothèse de l’avocat associé : c’est l’association qui est identifiée à la TVA, pas l’avocat qui ne dispose donc pas de n° de TVA, voir FAQ n° 1).

-      Identification de l’émetteur du reçu fiscal. L’avocat qui émet un reçu fiscal sera dorénavant identifié non seulement par son nom, sa qualité d’avocat et son adresse, mais également par son n° de TVA. L’avocat qui n’est pas identifié à la TVA (associé dans une association d’avocats, voir FAQ n° 1) émettra un reçu fiscal au nom de l’association dont il est membre. Si un avocat n’est pas identifié à la TVA (hypothèse de l’avocat qui ne traite que des dossiers exemptées en vertu de l’article 44, § 2 du code TVA), il est tenu d’émettre des reçus fiscaux, mais sans mention de n° de TVA.

-      Montant à mentionner sur le reçu. La somme à mentionner sur le reçu est le montant total perçu, TVA éventuelle comprise.  

-      Renvoi au facturier de sortie. L’avocat inscrit sur le duplicata du reçu le n° d’inscription de la recette dans le facturier de sortie en matière de TVA.

2.4      Les fiches individuelles (comptes individuels par client ou par dossier) sont-ils modifiés par la nouvelle réglementation ? 

(mis à jour le 06/01/2014)

L’arrêté ministériel du 27 décembre 2013 qui modifie l’arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant les documents comptables à tenir par les avocats et ses annexes ne fixe pas de nouveau modèle pour les comptes individuels.

L’article 11 de l’arrêté ministériel stipule que « les comptes individuels mis en usage par l’arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant les documents comptables à tenir par les avocats (…) restent valables moyennant indication dans ces comptes individuels, en regard des montants des droits et des frais déboursés y mentionnés, du numéro d’inscription au facturier de sortie à tenir en matière de taxe sur la valeur ajoutée ».

2.5          En quoi consiste un facturier (d'entrée ou de sortie) ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Un facturier se présente sous forme d'un tableau dans lequel l'assujetti à la TVA reporte certains éléments des factures qu'il reçoit ou qu'il émet.

Ce tableau consiste en une analyse fiscale des opérations comptables aux entrées (factures des fournisseurs) et aux sorties (notes d’honoraires émises ou recettes perçues). Cette analyse a pour objectif de déterminer la nature de l’opération, la base taxable et la taxe due.

Attention au piège de langage ! Le livre-journal dans sa forme en vigueur jusqu’au 31.12.2013 utilisait le mot « entrée » pour les recettes et « sortie » pour les opérations inverses (dans le compte de provisions, dans le compte de tiers).

Pour la TVA, le sens des mots « entrée » et « sortie » est différent : le facturier d’entrée concerne les factures reçues par l’assujetti de ses fournisseurs tandis que le facturier de sortie concerne les notes d’honoraires et les recettes des assujettis.  

2.6          Les mentions que doit comporter un facturier sont-elles fixées par la réglementation ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Oui, mais il faut faire une distinction entre le facturier d’entrée et le facturier de sortie

-      Pour le facturier de sortie (celui qui reprend les notes d’honoraires et les recettes de l’avocat), les mentions minimales que doit comporter ce type de facturier sont indiquées à l'article 15, § 3 de l'AR n° 1 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée.

-      Pour le facturier d’entrée (celui qui reprend les factures des fournisseurs de l’avocat), les mentions sont prescrites par l’arrêté ministériel du 17 décembre 1998, tel que modifié par l’arrêté ministériel du 27 décembre 2013. Comme cela a été indiqué ci-dessus à la question 2.2, in fine.

2.7          Les facturiers peuvent-ils être tenus manuellement ou sur support informatique ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Bien que les facturiers puissent être tenus manuellement, il est vivement recommandé d'utiliser les outils informatiques qui permettront notamment d'éviter les erreurs arithmétiques (additions-soustractions).

Deux feuilles de calcul Excel peuvent parfaitement suffire pour établir les facturiers d'entrée et de sortie.

Ceci étant, il existe sur le marché des programmes comptables simples à l'usage et peu onéreux. Ces programmes simplifient considérablement le travail, notamment parce qu'ils opèrent automatiquement des reports vers les déclarations périodiques à la TVA, le listing annuel des clients assujettis à la TVA belge et, s'il échet, du relevé à la TVA des opérations intracommunautaires.

2.8          L'émission d'une facture (note d'honoraires) est-elle obligatoire en toutes circonstances ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Il faut distinguer :

1. Si le client est un particulier, l'avocat n'est pas tenu d'émettre une note d'honoraires (facture) 

Il est précisé que le particulier est une personne physique qui reçoit la prestation de l'avocat pour son usage privé.

L'avocat qui fait usage de la dispense de délivrer une facture (note d'honoraires) doit, en vue du dépôt de la déclaration périodique^[7] et du paiement de la TVA^[8], inscrire les recettes relatives à ces opérations dans un journal de recettes (AR. n° 1, art. 14, §2, 3°). Un tel journal est tenu par siège d'exploitation avec la tenue d'un journal centralisateur s'il existe plusieurs sièges d'exploitation.

Le journal des recettes ne peut être tenu sur feuilles mobiles. L'inscription des recettes se fait en ventilant la somme reçue entre le montant hors TVA et la taxe due. Pour déterminer le montant de la recette hors TVA au départ de la recette TVA comprise, il y a lieu (1) de calculer la TVA comprise dans la recette globale, c'est-à-dire en multipliant cette recette par 21/121 et ensuite (2) de soustraire le montant calculé sous (1) de la recette globale^[9] 

La dispense de délivrer une facture est une faculté.  L'avocat peut délivrer une facture (note d'honoraires) même pour ses clients personnes physiques agissant à titre privé.

 

2. Dans tous les autres cas, l'avocat est tenu de délivrer une facture (nous employons dans la présente FAQ les termes facture et note d'honoraires, qui sont synonymes du point de la réglementation TVA)

La facture doit donc être délivrée aux clients :

-          assujettis ;

-          personnes morales non assujetties (par exemple les organismes publics, des holdings passives).

2.9          Quelles sont les mentions obligatoires de la facture émise par l'avocat ?

(mis à jour le 04/06/2014)

Les mentions minimales prescrites par la réglementation devront être remplies. Ces mentions obligatoires (minimales) sont (AR n° 1, article 5) :

NB : AVOCATS.BE a établi en concertation avec des représentants du barreau de Bruxelles un « modèle » de note d’honoraires et frais (« facture ») qui comporte toutes les mentions obligatoires en vertu de la règlementation de la TVA. Ce « modèle » ne s’impose bien évidement pas ne varietur à l’ensemble des membres du barreau. Il a pour seul but de rassembler dans un document l’ensemble des données qui sont prescrites par la règlementation en matière de TVA. Chaque avocat adoptera le lay-out de son choix. L’essentiel est que les mentions obligatoires figurent dans la note d ‘honoraires.

Pour accéder au « modèle » de note d’honoraires et frais, cliquer ici.

1.    la date et un numéro séquentiel qui identifie ce document de façon unique (sous lequel le document est inscrit au facturier de sortie) ;

2.    le nom de l'avocat ou la dénomination de son association ou groupement, l'adresse du cabinet (principal) et le n° TVA de l'émetteur. Voyez la question n° 2.10 pour déterminer le nom et le n° de TVA  à mentionner sur la note d'honoraires (facture) émise par l'avocat ;

3.    Le nom, la dénomination sociale, l'adresse et le cas échéant le n° TVA du client ;

NB :  Pour ce qui concerne l'identification du client, il est renvoyé à la question 2.11.

4.    La date à laquelle intervient le fait générateur de la prestation de services ou la date de l'encaissement de tout ou partie du prix.

Il est renvoyé à la FAQ n° 8 pour ce qui concerne l'explication  de la notion de « fait générateur » ;

5.     Les éléments nécessaires pour déterminer l'opération et le taux de la taxe, notamment la dénomination usuelle des services fournis et leur quantité ainsi que l'objet des services. Il est renvoyé au n° 2.13 ci-après pour ce qui concerne l'explication de ce point ;

6.     La base d'imposition, le prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais ou ristournes éventuels s'ils ne sont pas compris dans le prix unitaire. Il est renvoyé à la FAQ n° 4 " Base d'imposition" pour ce qui concerne l’explication de ce point ;

7.     Lorsque la prestation de service de l’avocat n’est pas exemptée, le taux de la TVA (en règle générale : 21 %) et le montant de la TVA à payer par le client ; Pour les prestations BAJ, le taux est de 0%.

N.B. Les prestations de collaboration dans un dossier BAJ sont à facturer au taux TVA de 21 %.  Voyez également la FAQ 3.4.1.

8.     L'indication de l'article du Code TVA, de la directive TVA européenne ou toute mention en vertu duquel (de laquelle) le service de l'avocat est exonéré de la TVA (voyez la FAQ n° 3) ;

9.     La mention "Auto-liquidation" lorsque la taxe est due par le cocontractant (cela vise principalement les situations dans lesquelles un avocat collaborateur ou stagiaire a choisi le système optionnel décrit au Titre IX de la circulaire TVA avocats du 20.11.2013 [à consulter en ligne sur ce site] et les opérations transfrontalières) ;

10.   Une référence à la pièce ou aux pièces antérieures lorsque plusieurs factures (notes d'honoraires) ou documents sont émis ou établis pour la même opération.  La facture (note d'honoraires) ne peut débiter le cocontractant, à titre de taxe, d'un montant dont il a été débité antérieurement.

Cela vise le cas où il y a eu des provisions versées, dont le montant s’impute sur le total porté en compte au client. Il est renvoyé à la FAQ n° 4 « base d’imposition » pour les explications relatives à l’imputation sur une note d’honoraires (facture) d’une somme reçue telle que par exemple une indemnité de procédure (question 4.5.).

11.   Le n° de compte en banque.

N.B. le texte de l'AR indique également "Toutes les autres mentions prescrites en exécution du Code TVA ou des arrêtés d'exécution"…

2.10          Quel est le nom que l'avocat, émetteur d'une note d'honoraires (facture), doit faire figurer sur celle-ci ?

(mis à jour le 06/01/2014)

On a indiqué à la question 2.9.1° que le nom de l'avocat et son n° de TVA doivent figurer sur les notes d'honoraires (factures) émises par lui.

Par conséquent :

1.  l'avocat qui émet une note d'honoraires (facture) en son nom et pour son compte indiquera son nom et son n° de TVA
2. L'avocat qui émet une note d'honoraires (facture) au nom et pour compte d'une société à forme commerciale ou au nom et pour compte d'un groupement identifié à la TVA indiquera le nom et le n° de TVA de la société ou du groupement.

Il faut éviter l'utilisation dans une note d'honoraires (facture) d'une dénomination sans valeur juridique, c'est-à-dire une dénomination qui ne correspond à aucune identification à la TVA.

2.11          L'identification du client sur la note d'honoraires (facture) peut-elle être une source de difficulté ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Dans la grande majorité des cas, l'identification de la personne qui doit figurer sur la note d'honoraires (facture) ne cause pas de difficulté : la personne physique qui consulte l'avocat, la personne morale (représentée par un organe ou un fondé de pouvoirs) est la personne qui sera mentionnée sur la note d'honoraires (facture) comme destinataire de celle-ci.

Il y a cependant des situations dans lesquelles cette identification est moins aisée, du point de vue des règles de la TVA.

La question se pose principalement lorsqu'intervient un tiers payant (par exemple : compagnie d'assurance protection juridique).

Cette question est développée dans la circulaire TVA avocats du 20.11.2013 aux numéros 132 et suivants.

2.12          Comment détermine-t-on "la date à laquelle intervient le fait générateur de la prestation de service et l'exigibilité de la taxe" ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Le fait générateur est étroitement lié à l'exigibilité de la TVA.

Pour que ce lien soit clairement établi, les deux matières seront traitées à la FAQ n° 8 qui traitera de "le fait générateur de la TVA, l'exigibilité de la TVA, le paiement de la TVA et les restitutions".

2.13          Qu'entend-on par "dénomination usuelle des services fournis et leur quantité ainsi que l'objet des services" ?

(mis à jour le 06/01/2014)

La description des prestations doit permettre à l’administration de la TVA d’exercer son contrôle, ceci conformément à la règle qui veut que les assujettis tiennent une comptabilité appropriée à l’étendue de leurs activités en vue de permettre l’application et le contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée (article 14, § 1^er, alinéa 1^er, de l’A.R. n°1).  Ceci pose bon nombre de difficultés pour l’avocat qui est quant à lui tenu par son secret professionnel.

La note d’honoraires (facture) doit contenir des données suffisantes pour contrôler notamment la déduction de la TVA par le client de l’avocat ou le taux 0% appliqué par l’avocat BAJ ou l’exonération de la TVA.

La mention « prestations d’avocat » suffit avec la précision « à des fins professionnelles » ou « à des fins non professionnelles » (ce qui doit permettre à l’administration de contrôler si le client de l’avocat a le droit de déduire la TVA ou non). L’attention des avocats est attirée sur ce qu’une mention sciemment inexacte du caractère professionnel (dans le chef du client) du service demandé à l’avocat (par exemple pour permettre au client de déduire la TVA, alors qu’il n’a pas droit à cette déduction) expose l’avocat à des risques de sanctions fiscales, voire pénales.

Si la note d'honoraires (facture) indique que la prestation de l'avocat est exonérée (v. la FAQ n° 3) ou soumise au taux 0% (BAJ) ou non soumise à la TVA belge, elle devra mentionner la nature de ses prestations pour justifier que l’avocat ne porte pas de TVA en compte à son client.

2.14          Faut-il faire usage d’un modèle de facturation uniforme ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Non, chaque assujetti à la TVA détermine de quelle manière il établira sa facture (note d'honoraires), bien évidemment pour autant que la facture (note d'honoraires)  contienne toutes les mentions obligatoires.

Pour accéder au « modèle » de note d’honoraires (facture), cliquer ici.

2.15          En combien d’exemplaires faut-il établir une facture ?

(mis à jour le 06/01/2014)

La facture (note d'honoraires) doit être établie au minimum en deux exemplaires, à savoir un original (qui doit être adressé au co-contractant/client) et un double (que l’avocat conservera dans sa comptabilité).

(Le libellé de cette question et de la réponse provient de la FAQ diffusée par l’OVB et est reproduite ici avec l’aimable autorisation des auteurs).

2.16          Y a-t-il une langue obligatoire pour l’établissement des factures (note d'honoraires) ?  

(mis à jour le 06/01/2014)

Non, cependant l’administration peut, dans le cadre du contrôle des factures (notes d'honoraires), exiger une traduction dans l’une des langues nationales (art. 61, §1, al. 4 du CTVA).

Il y a bien entendu des règles non fiscales qui peuvent avoir une influence sur la langue dans laquelle la facture (note d'honoraires) doit être établie.

(Le libellé de cette question et de la réponse provient de la FAQ diffusée par l’OVB et est reproduite ici avec l’aimable autorisation des auteurs).

2.17          La facture électronique est-elle autorisée ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Oui, l’accord implicite du client (le preneur de services) est suffisant pour qu’on puisse émettre et lui envoyer une facture électronique (art. 1, § 13, 2° et art. 53, §2, 4° al. CTVA). Par ailleurs, les factures électroniques peuvent être conservées dans un format électronique (art. 60, § 6 CTVA). Il est très fortement conseillé d’émettre et d'envoyer les factures électroniques dans un format tel qu’elles ne puissent être modifiées par le client.  Il faut les émettre par exemple dans un format PDF.

(Le libellé de cette question et de la réponse provient de la FAQ diffusée par l’OVB et est reproduite ici avec l’aimable autorisation des auteurs).

Pour ce qui est du format de la facture électronique, AVOCATS.BE conseille de s’adresser à des conseils en informatique pour valider techniquement l’inviolabilité des documents.

2.18          Quelles sont les conditions auxquelles est soumise la facture  électronique ?

(mis à jour le 06/01/2014)

L’authenticité de l’origine et l’intégrité et la lisibilité du contenu de chaque facture doit être garanti (art. 60, § 5, CTVA).

Le destinataire doit pouvoir rapidement faire apparaître la facture à son écran dans une forme lisible pour une personne et pouvoir l’imprimer.

L’émetteur de la facture doit également être en mesure d’établir que la facture correspond à une livraison de biens ou une prestation de services réels.  Tout contrôle de gestion qui établit une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services est de nature à apporter cette preuve (art. 60, § 5, al. 4 al. du CTVA).

(Le libellé de cette question et de la réponse provient de la FAQ diffusée par l’OVB et est reproduite ici avec l’aimable autorisation des auteurs).

2.19          Pourquoi est-il essentiel d'émettre une note d'honoraires (facture) régulière en la forme ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Si le client de l'avocat est un assujetti avec droit à déduction de la TVA, ce droit ne pourra être exercé que si la facture (note d'honoraires) est régulière en la forme. Ainsi, si l'avocat émet une note d'honoraires (facture) irrégulière en la forme, non seulement son client court le risque de se voir refuser la déduction de la TVA, mais en outre, l'avocat et son client peuvent encourir des sanctions. La question des sanctions (en l'occurrence l'article 70, § 2 Code TVA) est examinée dans la FAQ n° 9.

 

2.20          Les mentions obligatoires des factures émises par les fournisseurs de biens ou les prestataires de services sont-elles de même nature que celles imposées dorénavant aux avocats ?

(mis à jour le 06/01/2014)

Oui, bien sûr.

Les avocats veilleront dès lors à communiquer sans retard à tous leurs fournisseurs et prestataires leurs coordonnées exactes et actualisées et leur n° d'identification à la TVA.

Cela leur évitera de se voir refuser (lors d'un contrôle ultérieur) la déduction de la TVA opérée à partir du 1^er janvier 2014 sur des factures qui s'avéreraient irrégulières en la forme.

Il conviendra d'être particulièrement attentif aux factures reçues à partir du 1^er janvier 2014, ou se rapportant à des périodes postérieures au 1^er janvier 2014 (notamment quant à la mention du n° TVA) et le cas échéant, renvoyer au fournisseur toute facture qui ne mentionnerait pas le n° de TVA de l'avocat, l'association, le groupement.